従業員を採用する場合、まず履歴書や職務経歴書を提出してもらい、書類選考を行うのが一般的です。
その後面接を経て、無事に採用となった場合には、「労働者名簿」を作成する必要があります。
労働基準法では、事業所ごとに「法定帳簿」を作成し、保管することを定めています。「労働者名簿」は「賃金台帳」「出勤簿」とともに、法定３帳簿と呼ばれます。（「有休管理簿」を含めて法定４帳簿と呼ばれることもあります。）

労働者名簿を作成するために必要な情報は、ほぼ履歴書からひろう事ができるため、中には、履歴書を労働者名簿として扱い、別に労働者名簿を作成していないケースもありますが、それでは不十分です。
労働者名簿は常に最新の情報に更新されていなければならず、家族構成や住所などは、採用時と変わっている事も多いため、変更があった場合には都度反映させなければなりません。

労働者名簿に記載すべき内容は原則として以下の項目です
・氏名
・生年月日
・住所
・性別
・入社日
・入社前の学歴、職歴や、入社後の社内履歴等
・従事する業務内容
・退職や死亡に関すること

労働者名簿は特に、行政機関へ提出が義務付けられているものではありませんが、労働基準監督署の調査の際には多くの場合にチェックされます。
保存期間は３年と定められており、退職後も３年間は保存しておかなければなりません。
保存方法は紙である必要はないため、従業員が多い場合は、データでパソコンに保存しておくのも良いかと思います。
履歴書と労働者名簿、雇用契約書は、従業員ごとに同じファイルやフォルダで保管しておけば、分かり易いのでおすすめです。
兵庫県神戸市元町の社会保険労務士事務所、「もとまち社労士事務所」では、行政調査（労働基準監督署・年金事務所等）にも全面的対応しております。法定帳簿の整備をご希望の事業主様は是非ご相談ください。